Hướng dẫn Cộng Tác Viên (CTV) — Quy trình chuẩn & trách nhiệm
Hướng dẫn Cộng Tác Viên (CTV) — Quy trình chuẩn & trách nhiệm
Tài liệu dành cho: CSKH, Chi nhánh, và CTV.
Mục tiêu: đảm bảo CTV được duyệt trước khi giới thiệu khách, xử lý mượt khi thêm mã giới thiệu, và chi trả hoa hồng/hoàn tiền minh bạch.
1) Nguyên tắc chung
CTV phải đăng ký & được CSKH duyệt trước khi giới thiệu khách.
Nếu khách chưa là CTV, khi thêm khách POS sẽ báo lỗi không tìm thấy ctv ⇒ Chi nhánh gửi thông tin để CSKH cấp CTV rồi thêm lại mã.
Chi nhánh có thể tạo đơn trước, thêm mã giới thiệu sau (khi CTV đã được duyệt).
Khi phát sinh hoàn tiền, Chi nhánh kiểm tra số dư ví CTV và tạo yêu cầu hoàn tiền; CSKH duyệt.
2) Vai trò & trách nhiệm
CSKH
Duyệt CTV (xác thực thông tin).
Duyệt đơn hàng (nếu chính sách yêu cầu).
Duyệt thanh toán (nếu có bước kiểm soát).
Duyệt yêu cầu chi trả hoa hồng khi Chi nhánh tạo phiếu hoàn tiền liên quan CTV.
Chi nhánh
Tiếp nhận khách/đơn, kiểm tra mã giới thiệu.
Nếu hệ thống báo không tìm thấy CTV:
Báo CSKH kèm Tên, SĐT để cấp CTV.
Tạm tạo đơn trước (nếu cần) và thêm mã giới thiệu sau khi CTV được duyệt.
Khi có hoàn tiền: kiểm tra số dư ví CTV, tạo yêu cầu hoàn tiền (đợi CSKH duyệt).
CTV
Đăng ký trước khi giới thiệu trên app Diva Queen. (Link hướng dẫn)
Cung cấp Tên, SĐT (và thông tin bổ sung nếu có yêu cầu).
3) Quy trình chi tiết
3.1. Đăng ký & duyệt CTV
CTV tự gửi đăng ký trên app Diva Queen: Link hướng dẫn chi tiết
CSKH kiểm tra & duyệt:
Xác minh SĐT/khách trùng.
Trạng thái CTV: Chờ duyệt → Đã duyệt.
Hệ thống cấp mã giới thiệu cho CTV sau khi duyệt. (Mặc định lấy theo sdt đăng ký CTV)
Kết quả: CTV “Đã duyệt” mới được tính hoa hồng khi giới thiệu khách.
⚠️ Lưu ý khi tạo đơn hàng Cộng tác viên (CTV): Các dịch vụ thuộc chương trình Flash Sale sẽ không được tính hoa hồng cho CTV. ➡️ Vì vậy, chi nhánh tuyệt đối không thêm dịch vụ Flash Sale vào đơn hàng có mã CTV. Nếu khách hàng vừa có dịch vụ Flash Sale vừa có dịch vụ thường, vui lòng: 👉 Tạo 2 đơn hàng riêng biệt:
1 đơn cho dịch vụ Flash Sale (không CTV)
1 đơn cho dịch vụ thường (được tính hoa hồng CTV)
3.2. Thêm mã giới thiệu vào đơn hàng
Trường hợp A — CTV đã được duyệt:
Chi nhánh tạo đơn → Nhập mã giới thiệu của CTV (theo SĐT).
Hệ thống liên kết đơn với CTV.
Trường hợp B — Hệ thống báo lỗi “không tìm thấy CTV”:
Chi nhánh báo CSKH với Tên, SĐT để cấp CTV.
Tùy chọn linh động: Chi nhánh tạo đơn trước (để giữ lịch/doanh số).
Khi CSKH đã duyệt CTV, Chi nhánh quay lại đơn → thêm mã giới thiệu để hoàn tất liên kết.
Lưu ý: Chỉ đơn liên kết thành công với CTV mới phát sinh hoa hồng theo chính sách.
3.3. Thanh toán & đối soát
Khách thanh toán theo đơn.
(Nếu có) CSKH duyệt thanh toán.
Hệ thống ghi nhận doanh số theo CTV để tính hoa hồng.
3.4. Rút tiền liên quan CTV ( Link chi tiết)
Chi nhánh kiểm tra số dư ví CTV:
Mục đích: biết số đã tạm tính/tạm ứng và số đủ điều kiện chi trả.
Chi nhánh tạo yêu cầu hoàn rút tiền: nêu rõ đơn hàng, lý do, số tiền, hình thức nhận ( Chuyển khoản, tiền mặt).
CSKH duyệt yêu cầu chi trả hoa hồng/điều chỉnh ví:
Nguyên tắc: Hoàn tiền có thể làm giảm/thu hồi hoa hồng của CTV theo chính sách; mọi biến động phải phản ánh vào ví CTV.
4) Xử lý tình huống thường gặp
Không tìm thấy CTV khi nhập mã (Xem tại link)
→ Kiểm tra sai chính tả/mã. Nếu vẫn không tìm thấy: gửi CSKH Tên + SĐT để cấp CTV; tạo đơn trước và thêm mã sau khi CTV “Đã duyệt”.
Khách đã phát sinh hoàn/đổi dịch vụ
→ Chi nhánh tạo yêu cầu hoàn tiền, CSKH duyệt & điều chỉnh ví CTV theo quy tắc khấu trừ.
CTV thắc mắc hoa hồng chưa lên
→ Kiểm tra: (1) CTV có trạng thái Đã duyệt tại thời điểm đơn? (2) Mã giới thiệu đã gắn đơn? (3) Thanh toán đã duyệt? (4) Hoàn/điều chỉnh nào ảnh hưởng ví?
Khách đã phát sinh dịch vụ trong chiến dịch Flash sale
→ Cần tạo đơn mới tách biệt Dịch vụ được nhận hoa hồng CTV và không nhận hoa hồng CTV
Last updated