Vi Phạm
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠO BIÊN BẢN VI PHẠM
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠO BIÊN BẢN VI PHẠM
Mục đích: Tài liệu này hướng dẫn bộ phận Kiểm soát nội bộ và các bộ phận liên quan thực hiện thao tác tạo mới biên bản ghi nhận vi phạm của nhân viên trên hệ thống phần mềm.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN
Bước 1: Truy cập và khởi tạo
Tại giao diện chính, truy cập vào Module Vi phạm: https://admin.diva.vn/e/violation-record
Nhấn nút Tạo mới để mở màn hình lập biên bản.
Bước 2: Tải lên file biên bản vi phạm
Tại mục File đính kèm:
Thực hiện tải lên các tài liệu chứng minh lỗi vi phạm (Hình ảnh, file PDF biên bản giấy, cam kết,...).
Lưu ý: Đảm bảo tài liệu rõ nét để phục vụ công tác đối soát sau này.
Bước 3: Nhập thông tin chung về lỗivi phạm
Tại khu vực thông tin lỗi, điền đầy đủ các trường sau:
Nhóm lỗi: Chọn nhóm phù hợp (Ví dụ: Lỗi tác phong, Lỗi nội quy, Quy định công ty...).
Lỗi vi phạm: Chọn tên lỗi cụ thể trong danh sách (Ví dụ: Sai đúng quy định đồng phục).
Nguồn lỗi: Chọn đơn vị phát hiện/báo cáo lỗi (Ví dụ: Phòng Thanh tra, Phòng Nhân sự, Camera giám sát...).
Ghi chú: Nhập thêm các ghi chú bổ sung nếu cần thiết.
Bước 4: Nhập thông tin nhân viên vi phạm và chế tài
Tại danh sách nhân viên, thực hiện nhập liệu cho từng cá nhân:
Ngày vi phạm: Chọn ngày xảy ra sự việc (Ví dụ: ngày 25).
Tên nhân viên: Tìm kiếm và chọn theo Tên hoặc Mã nhân viên (Mã NV).
Chi nhánh/Phòng ban:
Hệ thống có thể mặc định theo thông tin nhân viên (hoặc chi nhánh người tạo).
Kiểm tra và chọn lại đúng chi nhánh/phòng ban nơi nhân viên làm việc.
Chi tiết lỗi: Nhập mô tả cụ thể hành vi (Ví dụ: Mặc áo sai quy định, không đeo thẻ...).
Mức phạt:
Tiền phạt: Nhập số tiền phạt (Ví dụ: 100.000 VNĐ).
Điểm KPI (nếu có): Nhập số điểm trừ tương ứng.
💡 Tính năng mở rộng (Áp dụng cho nhiều nhân viên/nhiều lỗi):
Trường hợp 1 lỗi - nhiều nhân viên: Tiếp tục chọn dòng thêm nhân viên bên dưới và lặp lại các thao tác ở Bước 4 (chọn tên, chi nhánh, mức phạt...) cho nhân viên tiếp theo.
Trường hợp 1 biên bản - nhiều loại lỗi khác nhau:
Nhấn nút Thêm lỗi vi phạm.
Chọn lại Nhóm lỗi/Tên lỗi mới (Ví dụ: Chuyển sang lỗi "Không hoàn thành nhiệm vụ" thuộc nhóm "KPI/Target").
Chọn Nguồn lỗi và Người kiểm tra (nếu khác với lỗi trên).
Nhập danh sách nhân viên vi phạm cho lỗi mới này tương tự Bước 4.
Bước 5: Hoàn tất
Rà soát lại toàn bộ thông tin (File đính kèm, loại lỗi, danh sách nhân viên, số tiền phạt).
Nhấn nút Hoàn tất để lưu và phát hành biên bản lên hệ thống.
Ghi chú quan trọng cho người sử dụng:
Cần phân biệt rõ Nhóm lỗi và Nguồn lỗi để báo cáo thống kê được chính xác.
Một biên bản có thể chứa nhiều lỗi khác nhau và áp dụng cho nhiều nhân viên khác nhau để tiết kiệm thời gian thao tác.
Last updated